Dal 2019 in Italia è obbligatorio emettere fatture elettroniche per la maggior parte delle attività professionali e commerciali. Ma cosa significa esattamente? Come funziona? E soprattutto, come puoi gestirla senza stress, risparmiando tempo e evitando errori?
Cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale per emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato elettronico, senza più usare la carta. In pratica, invece di creare una fattura cartacea o un PDF da inviare via email, devi generare un file XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate e inviarlo tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Questo sistema garantisce maggiore trasparenza, sicurezza e velocità nelle operazioni fiscali, oltre a semplificare la conservazione dei documenti.
5 passaggi per ottenere una fattura elettronica:
emissione: l’emittente (il venditore o prestatore di servizi) crea la fattura elettronica utilizzando un software di fatturazione;
invio al Sistema di Interscambio (SDI): l’emittente invia la fattura al Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate;
controlli dello SDI: lo SDI effettua controlli formali sulla fattura (ad esempio, verifica la validità della partita IVA del cliente o il codice fiscale se è un privato) e, se tutto è corretto, la inoltra al destinatario;
ricezione della fattura: il destinatario riceve la fattura elettronica tramite il servizio scelto: il proprio software di fatturazione, la Pec e sempre tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;
conservazione: sia l’emittente che il destinatario devono conservare le fatture elettroniche in formato digitale per 10 anni, secondo le modalità previste dalla legge.
La fatturazione elettronica è un obbligo, e di solito gli obblighi hanno quel retrogusto di autorità che raramente attira. Cerchiamo però di guardare il lato positivo e di trovarne anche gli eventuali lati positivi. Vediamone alcuni:
– risparmio di tempo: automatizza la creazione e l’invio delle fatture, riducendo errori e ritardi;
– professionalità: utilizzare un programma apposito produce documenti con le stesse caratteristiche, rendendo più omogenea la comunicazione col cliente che può riconoscerle immediatamente;
– controllo e trasparenza: puoi monitorare facilmente tutte le fatture emesse e ricevute con un click, spesso anche da dispositivi mobili, se si sceglie un servizio che fornisce anche una app dedicata;
– archiviazione semplificata: tutto è conservato digitalmente e facilmente accessibile, anche a distanza di anni;
– rispetto della legge: lo abbiamo detto, è un obbligo. Rispettiamolo per evitare sanzioni!
A questo punto, scommetto che parecchi lettori avranno il forte impulso di sbattere la testa sulla scrivania, o di telefonare al commercialista piangendo per un preventivo al servizio di fatturazione fatto da loro. Niente paura, ecco alcuni consigli pratici per te:
– aggiorna i dati dei clienti: assicurati di avere sempre le informazioni corrette (partita IVA, codice fiscale, indirizzo PEC o SDI). Tienili sempre aggiornati, perché in caso di scarto della fattura da parte dello Sdi, hai cinque giorni di tempo per correggerla e reinviarla, e sarebbe il momento sbagliato di scoprire di non avere chiesto il numero di telefono del cliente!
– verifica l’avvenuto invio: tieni sotto controllo il software di fatturazione elettronica, e quando possibile attiva le notifiche via email per eventuali comunicazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Le fatture possono essere scartate per dati mancanti o errati: succede più spesso di quanto si pensi, soprattutto per clienti residenti all’estero;
– controlla le scadenze: bisogna rispettare i termini di emissione (entro 12 giorni dall’operazione e/o dalla data fattura). Se non ci si attiene a queste tempistiche, può arrivare una sanzione che va dai 250 euro in su, anche in caso di regime forfettario. Non conviene aspettare!
– archivia con cura: scegli un servizio che offra la conservazione digitale certificata, così sei a norma senza sforzi. Consiglio anche una cartella apposita nel computer o disco rigido dedicato: per stare tranquilli anche quando capita di essere offline;
– formati e aliquote: tieni sempre aggiornate le aliquote IVA e le descrizioni dei servizi per evitare errori. Se hai dubbi, non esitare a rivolgerti al tuo commercialista o alla tua assistente virtuale.
Abbiamo capito cosa è e come si fa una fattura elettronica. Certo, ogni programma ha le sue caratteristiche tecniche e la sua grafica, ma una volta imparate le basi basta sapere cosa andare a cercare. E poi per dettagli particolari, possiamo sempre cercare qualche tutorial: i fornitori di software hanno quasi tutti dei canali youtube dedicati per aiutare i clienti in caso di dubbi, basta una semplice ricerca.
Ti è rimasto qualche dubbio, o semplicemente non hai il tempo da dedicare a questa parte della tua attività?
Gestire la fatturazione elettronica sembra una perdita di tempo che potresti dedicare a cose più importanti?
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